Hệ thống KSNB chu trình doanh thu

1 - Chu trình doanh thu và chu trình bán hàng là 1.
Lý do: đơn giản chỉ là tên gọi.
Khi tổ chức 1 hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, đầu tiên người ta phân chia toàn bộ công việc thành 7-8 phần con. Người ta không chia thành 70-80 phần con hay chỉ chia thành 2-3 phần con vì 7-8 phần là vừa đủ không quá vụn vặt mà cũng không quá đại khái qua loa.
Vậy chu trình này bạn gọi tên nó là gì cũng được, có gọi là "chu trình chụp giựt" cũng chẳng sao. Hiển nhiên gọi bằng cái tên thông dụng thì tốt hơn. Và cái tên thông dụng là "chu trình doanh thu" dùng để kiểm soát quá trình bán hàng.
2 - Thông thường người ta chia "quá trình bán hàng" là đoạn từ lúc: nhận đơn đặt hàng - chấp nhận đơn hàng (ký hợp đồng) - báo giá (khách quen, khách mới, giá sỉ, giá lẻ) - xét duyệt chiết khấu thương mại - xuất bán (giao hàng) - ghi nhận nợ phải thu (lập hóa đơn) - hàng bị trả lại - thu tiền.
Như vậy những việc bán phế phẩm, phế liệu ... thường không nằm trong chu trình này. Tất nhiên tùy tổ chức của hệ thống mà người ta cũng có thể ghép chung vào với chu trình doanh thu.
Quá trình tổ chức cụ thể thì thường là trước hết xây dựng chu trình doanh thu bình thường Sau khi hoàn chỉnh thì ghép thêm phần thu nhập khác vào (hay là mở rộng tính năng chu trình doanh thu) thay vì mở riêng 1 chu trình thu nhập khác.
3 - Chu trình doanh thu dùng để kiểm soát các rủi ro (sai sót, gian lận):
- Khách hỏi mua mà không trả lời do người không có nhiệm vụ nhận và không biết chuyển cho bộ phận nào.
- Khách hàng không có khả năng thanh toán.
- Nhận đơn hàng mà hàng trong kho không có.
- Xuất hàng khi chưa được phép.
- Người không thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá, chiết khấu.
- Xuất không đúng số lượng, địa điểm giao nhận.
- Sai sót trong ghi nhận tiền khách hàng thanh toán.
- Bán nhầm cho khách hàng không có chủ ý muốn bán .
- Bán nhầm hàng
- Xuất nhầm kho
- Nhầm phương tiện vận chuyển
- Khách hàng nợ mà không báo cho bộ phận phải thu.
- Tiền thu rồi bỏ túi không nộp quỹ.
- Nhận đơn hàng và mang bán cho đối thủ cạnh tranh để lấy hoa hồng.
- Lừa đảo khách hàng như là: mang hàng tận nhà thu tiền sau.

Mỗi ngành có đặc thù riêng, nên tôi chỉ xin đưa một mẫu chu trình quản lý doanh thu tôi có, hy vọng ít nhiều giúp được các bạn một phần
QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH THU
(Ban hành kèm theo Quyết định số ngày của )

Mục tiêu: Đảm bảo doanh thu không bị ghi nhận thiếu, giảm thiểu việc thất thoát tiền thu về..., doanh thu được ghi nhận đúng kỳ

1. QUẢN LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG VÀ QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG

1.1 Quy định về chính sách giá, chính sách tín dụng

1.2 Quản lý và xử lý đơn đặt hàng


2. QUY TRÌNH PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN GHI NHẬN DOANH THU VÀ CÁC ĐIỀU CHỈNH

2.1 Quy định bộ chứng từ ghi nhận doanh thu và luân chuyển chứng từ


2.2 Soát xét, đối chiếu các tài liệu phản ánh doanh thu trong thực tế

2.3 Kiểm tra việc phê duyệt giá phù hợp với các quy định của c.ty về chính sách giá và chính sách tín dụng

Phòng Kế toán tài chính có trách nhiệm thông báo hàng ngày cho TGĐ những trường hợp vi phạm hạn mức tín dụng.

2.4 Ghi chép doanh thu đã được kiểm soát vào sổ kế toán, báo cáo doanh thu đúng kỳ

2.5 Quy định trách nhiệm, thẩm quyền và thủ tục phê duyệt các điều chỉnh liên quan đến doanh thu


3. QUY TRÌNH THU TIỀN

3.1 Quy định về việc theo dõi và quản lý công nợ phải thu theo chính sách tín dụng của cty và các quy định hiện hành về kế toán

3.2 Quy định bộ chứng từ ghi nhận việc thu hồi công nợ

3.3 Ghi chép công nợ đã thu hồi vào sổ kế toán đúng kỳ

4. LƯU TRỮ VÀ DUY TRÌ TÀI LIỆU KHÁCH HÀNG

4.1 Phân loại khách hàng

4.2 Lưu trữ và duy trì tài liệu khách hàng thường xuyên